Rozpočtář potřebuje svému rozpočtu důvěřovat, tedy mít jistotu, že je správně. Chce zkontrolovat správnost pravidel i ignorované atributy. Mít ošetřená práva nad tím, kdo co může upravit při sdílení s projektantem nebo investorem. Kontrola se může často podceňovat, ale ve výsledku je otázkou správnosti celého rozpočtu.
Minule jsme psali o automatických aktualizacích, dnes se zaměříme na čtvrtou základní úvahu pana Michálka. Představíme si, co znamená kontrola rozpočtu a jak ji zpracovává naše aplikace Forgee Budget.
Původní text pana Michálka zní takto:
Základní úvahy:
Software musí umožňovat:
– Prohlížení BIM modelu v módu 2D i 3D
– Propojení konstrukcí v BIM modelu s položkami v rozpočtu
– Automatickou aktualizaci výměr při změnách projektu
– Kontrolu, zda je vše v rozpočtu zahrnuto a oceněno.
Proč chceme kontrolovat, co je v rozpočtu zahrnuto?
Každá automatizace a nástroj s sebou přináší otázku důvěry. Jediným cílem není pouze něco zpracovat rychle, ale i správně. Právě systém kontrol může přinést důvěru v automatický proces. Tento systém vás musí informovat o všech možných chybách v zadaných datech, tedy datech jak na vstupu v modelu, tak i na výstupu ve výkazu výměr.
Důležitým faktorem je úplnost rozpočtu. Rozpočtář od začátku prochází zaslané podklady a různými způsoby označuje, co už zpracoval a co ho ještě čeká. Zvýrazňovačem na výkresech obtahuje započítané konstrukce, po kapitolách pak kontroluje všechny položky k dané konstrukci a podobně. Tvoří si pro sebe systém různých značek, aby se mohl vracet k rozpracovanému projektu a potvrdil úplnost výsledku. Je výkaz a rozpočet nakonec kompletní? To záleží na zkušenosti a odpovědnosti rozpočtáře. A někdy bohužel také na požadovaném termínu dodání a dostupném čase.
Proč by rozpočtářům tento postup neměl stačit?
- Systém zvýrazňování a značení není příliš spolehlivý. Současně se k němu poměrně špatně vrací, nemluvě o nějakém předávání někomu jinému.
- Rozpočtář musí všechno zpracovávat ručně, a ani tak nemůže zaručit, že se na nic nezapomnělo.
Plní Forgee Budget požadovanou funkci?
Vzhledem k tomu, že vytváříme aplikaci pro automatické zpracování modelu do výkazu, jsou pro nás kontroly to nejdůležitější. Rozpočáři chceme poskytnout silný nástroj, který mu pomůže a kterému věří – ne nějakou kouzelnou skříňku, která ho zbaví odpovědnosti za výsledek.
Kontroly dělíme hned na několika typů.
- Důležité a první jsou kontroly modelu na vstupu. Forgee Budget vám pomůže zjistit, že s modelem není něco v pořádku, abyste mohli dát co nejdříve vědět projektantovi. Zkontroluje dostupnost atributů, rozměrů a další povinná data modelu. Některé kontroly pro vás znamenají jen upozornění, že se vám s daty bude hůře pracovat. Jiné vám řeknou, že v modelu nic není a není co zpracovat – v tom případě kontaktujte projektanta a řešte konkrétní nedostatky.
- Dále Forgee Budget kontroluje vámi zadaná nebo načtená pravidla. Zda se nekříží, zda formálně nic nechybí, zda se nezpracovávají jablka s hruškami nebo jste nenašli nulový počet prvků, negenerujete nulové množství a podobně. Jinak řečeno, ujistí se, že jste nikde nic nezapomněli.
- Nejvíce času nakonec strávíte nad kontrolami výkazu výměr. Podíváte se, kolik bylo zpracováno prvků modelu pro každou položku, jak dopadly výpočty množství a jestli je výkaz formálně v pořádku. Také se můžete vrátit zpátky a zkontrolovat model. Co nebylo do výkazu zpracováno? Jaké položky se pro daný element vygenerovaly? Všechno můžete projít ještě jednou a ověřit, že je to správně.
- V poslední řadě jsou i vizuální a komplexní kontroly, ale k nim se vrátíme zase v dalším článku.
Proč se nám tento způsob práce zdá pro rozpočtáře lepší?
- Forgee Budget nabízí rozpočtáři několikaúrovňovou kontrolu vstupů, pravidel i výstupů.
- Průběžně zpracováváte model a kontroly vás vedou podle toho, co je špatně. Končíte ve chvíli, kdy nikde nic nesvítí a sami jste na žádnou další chybu nepřišli.
- Nástroj vás upozorní na všechny faktické chyby, a vy si tak můžete kontrolovat jen ty, které opravdu vyžadují vaši pozornost.
Jak dopadlo srovnání aplikace Forgee Budget s vizí?
Takže jak naše aplikace obstála ve srovnání s tezí pana Michálka? Pojďme si to shrnout.
Co nesplňuje?
Všechny naše kontroly hlídají formální znaky nebo na první pohled špatné výsledky. Pokud však okna vykážete jako dveře, to zkontrolovat nedokážeme. Jinak řečeno, pokud si ručně zadáte jiný text nebo jiný kód, to naše aplikace nedokáže vyhodnotit. Pokud si pojmenujete zdi jako zábradlí, je to jen vaše záležitost.
Co splňuje?
Snažíme se kontrolovat všechno, co by mohlo přinést nějaké problémy nebo chyby ve výkazu. V každém projektu analyzujeme zádrhely a přidáváme kontroly a upozornění tak, abyste po celou dobu tvorby výkazu měli nad procesem rozpočtování kompletní kontrolu.
A jak to bude dál?
S každým projektem může vzniknout nová zkušenost a na základě jejího vyhodnocení pak návrh nových kontrol a upozornění. Časem systém lépe pozná, co máte ve výkazu správně, a co chybí. Můžeme přidat kontroly podle podobnosti projektů, které by například poznaly, že na jednom projektu vykazujete dveře třemi položkami a na druhém dvanácti. Nebo kontroly na měrné účelové jednotky – třeba průměrnou cenu za jedny dveře, místnost, metr podlaží, patro, budovu.
Dalším blízkým cílem je tvorba výkazu výměr přes systém varování a výjimek. Nebudete sami model postupně zpracovávat tak, že byste přidávali pravidla a položky. Místo toho řešíte všechna upozornění na nezpracované konstrukce, chyby v pravidlech a výkazu tak dlouho, až v systému žádné upozornění nebude svítit a vy si budete jistí, že máte výkaz v pořádku. To je naše myšlenka a uvidíme, jestli ji zvládneme naplnit.
Až za sebou budeme mít víc zpracovaných projektů, pak můžeme zkusit kontrolovat čistě statistiky a agregované sumy. A jednou budeme moci dokonce otočit směr. Nebudeme upozorňovat na odchylky, ale naopak navrhneme, co asi chybí, co doplnit a jak danou chybu vyřešit. Od toho už je pak jen krůček k poloautomatickému zpracování. Musíme hlavně pohlídat přehlednost, čitelnost pro rozpočtáře a nasadit kontroly kontrol. Chyba může vzniknout vždycky, důležitější je na ni co nejdříve přijít.
Jsme rádi, že jste náš článek dočetli až do konce. Na další díl, tentokrát o úpravách rozpočtu, se můžete těšit už ve čtvrtek. Do té doby nás zajímá, co si o kontrolách rozpočtu myslíte vy. Jakým způsobem současně kontrolujete, co jste už do rozpočtu zahrnuli a co vás teprve čeká? Uvítali byste, kdyby za vás kontroly částečně řešil software?
Těším se na vaše podněty v komentářích na Facebooku nebo v e-mailu.
Prosím pokračujte na článek Jak dál pracovat s rozpočtem z BIM modelu?
Lukáš Pavlica, zakladatel Forgee